Escrito por Camila D. Vila Verde – Bibliotecária Mestre em Ciência da Informação pela UFMG

Especialista em Gestão de Acervos Documentais Físicos e Digitais

Consultora em Gestão Documental

Frequentemente nos deparamos com situações onde as empresas não conseguem categorizar adequadamente um “documento” e acabam por criar um tipo ou uma pasta “diversos” para enquadrá-lo. Acho que nunca visitei uma empresa livre dos “documentos” do tipo “diversos”. =)

O uso de uma pasta ou categoria “diversos” é altamente ineficiente do ponto de vista da recuperação e uso das informações, porque a finalidade dos conteúdos disponibilizados não é clara e com isso acontece uma “mistura” e uma “bagunça” de informações, impedindo acesso e uso.

Nesta semana pude refletir sobre o motivo da existência deste tipo de “documento” dentro das empresas. Escrevi documento entre aspas ” ” até aqui, porque, na verdade, estes conteúdos registrados em arquivos digitais como o Word, Excel, Power Point etc. não são documentos formalmente constituídos, são apenas informações registradas e agrupadas, sem uma estruturação e finalidade definidas. Por isso a dúvida e a solução de categorização: “Documentos Diversos”.  Para entender melhor, cercar e resolver a questão, precisamos voltar ao conceito de DOCUMENTO.

O QUE É UM DOCUMENTO?

Eu defino documento como um conjunto de informações registradas, textualmente, graficamente, visualmente ou até “fonograficamente”, de forma estruturada e organizada, com uma função definida.

Ou seja, quando criamos um documento, precisamos definir qual será a função dele dentro da empresa, para então elencarmos as informações que deverão compô-lo, sua estrutura e identidade.

O que acontece com frequência dentro das empresas, é a criação desordenada de conteúdos, sem a definição de objetivo e uso para eles. Arquivos em Word, Excel, Power Point são gerados a todo o momento sem preocupação ou comprometimento com o uso que será feito e principalmente com a identidade do documento que será gerado. Conteúdo sem objetivo, estrutura, identidade e organização não pode ser chamado de documento, por mais ricas e importantes que sejam as suas informações.

DOCUMENTOS PRECISAM DE IDENTIDADE!

Como atribuir esta identidade?

1 – Documentos precisam de títulos: Ao gerar um documento, precisamos atribuir a ele um título, que identifique seu teor, seu objetivo, sua função: Ex. Demonstrativo de despesas, Relatório Gerencial de Produtividade Mensal, Organograma do Setor Financeiro, Lista de Clientes em Débito com a Empresa, etc.

2 – Documentos precisam de códigos/numerações: É preciso estabelecer, através de procedimento, regras de numeração ou codificação, para os documentos gerados na empresa. Estes códigos devem dar uma “pista” do tipo documental e seu teor, antes mesmo do usuário ler o conteúdo. Uma dica é construir uma regra composta por siglas que identifiquem: Tipo Documental (Relatório / Carta / Fatura / Contrato / Ata etc.), Atividade (Financeiro, RH, Jurídico, Engenharia), Sigla de Empresa Externa (Cliente / Fornecedor) e um sequencial que diferencie documentos de mesmo contexto, gerados em situações distintas.

3 – Documentos precisam de estruturação, organização: Todo documento gerado TEM QUE TER uma função definida dentro da empresa. Um PORQUÊ de existir. Ninguém melhor do que aquela pessoa que está criando o documento saber esta definição e registrá-la no documento para entendimento e consulta dos demais que vão acessar este conteúdo futuramente. Então, ao criar um documento, é preciso pensar em uma estrutura de organização do conteúdo e isso vai depender do tipo de conteúdo que está sendo gerado. Para textos, por exemplo, recomendo que sejam feitos nos moldes de apresentação de um trabalho acadêmico com: INTRODUÇÃO, OBJETIVO, CONTEÚDO E CONCLUSÃO.  Para cadastros, um formulário estruturado com campos rotulados, como já é feito com notas ficais, faturas etc.

4 – Documentos precisam de identificação: Um carimbo ou um selo, em local de destaque, que identifique seu nome, título, tipo, data de criação, data de vigência, classificação de acesso (Corporativo, reservado, confidencial), situação/objetivo de uso (em elaboração, pronto para uso, para compra, para cotação, para referência, para consulta, para ciência).

Para uma gestão documental efetiva, categorizada e livre dos “documentos” diversos, a empresa precisa, primeiramente, conhecer o seu acervo documental, mapear e definir os processos de trabalho e estabelecer procedimentos de padronização e identificação dos documentos. Assim, ao gerar um novo conteúdo, o criador terá acesso às regras existentes e fará enquadramento deste conteúdo em algum modelo documental pré-existente, ou gerará a demanda pela criação de novas regras e modelos, caso o conteúdo seja novo no contexto empresarial. Entretanto, sem definições e padrões pré-existentes, os conteúdos vão continuar nascendo de forma desordenada, impedindo inclusive o uso adequado destas informações e o acervo de “documentos” diversos continuará crescendo, com pouca utilidade e efetividade. Uma consultoria especializada pode auxiliar as empresas a entender e resolver este problema.