Por Camila Denículi Vila Verde, bibliotecária mestre em Ciência da Informação pela UFMG, especialista em Gestão Eletrônica de Documentos.

O avanço da tecnologia é fascinante! As possibilidades de aprimorar e otimizar as atividades e processos de gestão documental são inúmeras. Vão desde a substituição do papel pelos documentos digitais, que permitem busca e recuperação ágeis (dentre outros recursos), de qualquer lugar do mundo, passando pela possibilidade de fluxos de trabalho, que coordenam a tramitação e desencadeiam tarefas até o uso de inteligência artificial para análises e decisões dinâmicas e automatizadas.

As várias possibilidades de aplicação na gestão documental e o avanço acelerado da tecnologia geram ansiedade nas empresas e, em muitos casos, ocorrem projetos de implantação de insucesso, que não refletem o resultado de melhoria esperado ou que ainda pioram o acesso e uso à informação, que sempre devem ser os objetivos principais de qualquer projeto de gestão documental.

Mas então, por onde começar? A resposta é simples: Comece de onde a empresa está!

A questão é que as empresas, em grande parte dos casos, não sabem onde estão, quando o assunto é gestão documental. Não conhecem seus acervos, os tipos documentais, os quantitativos, como estão armazenados, como são acessados, com qual frequência, em quais situações, quais são os usuários, onde são gerados, como transitam… enfim… não existe um diagnóstico da situação atual e isso inviabiliza a elaboração de planejamento de implantação de melhorias dos processos e a indicação de tecnologias mais adequadas às necessidades.

Para fazer a gestão do futuro e da inovação tecnológica é preciso, antes, fazer a GESTÃO DO PRESENTE.

 

E como fazer gestão do presente? É importante mapear o acervo documental, qualificá-lo e quantificá-lo, entender como é gerado, como tramita dentro da empresa, onde e como está armazenado e quais são suas necessidades de uso e usuários. Somente diante destas informações será possível traçar um plano de melhoria e implantação de novas tecnologias adequadas às necessidades da empresa. Diante deste entendimento será possível iniciar um processo de melhoria da gestão documental, começando pela redução do uso de documentos em papel e implantação de um sistema de gerenciamento eletrônico adequado ao porte, segmento e negócio da empresa. Uma consultoria especializada pode auxiliar a empresa em todo este processo, desde o diagnóstico da situação atual até o planejamento de implantação de melhorias nos processos e novas tecnologias.