Ahhh, a tecnologia! Tenho fascínio pela tecnologia. Entretanto ela pode ser aliada ou inimiga, depende do uso que fazemos dela. Em se falando de gestão de documentos e informações em empresas e instituições, a tecnologia é capaz de redefinir todo o ambiente de criação, tramitação, armazenamento, busca, recuperação e uso, otimizando-os ao ponto de gerar uma aceleração inconveniente, que, se mal administrada, pode inundar empresas e instituições de informações duplicadas, obsoletas, incorretas e imprecisas. Eu acredito que….
O uso de informações imprecisas pode ser
mais perigoso do que a falta da informação.
Pois bem, voltando ao uso da Tecnologia para gestão documental, na maioria dos casos, somos culpados quando ela se torna vilã dentro das empresas e instituições, afinal, quem seleciona, implanta e configura estes recursos somos nós. Em muitos casos, nos apegamos a métodos de organização, ordenação e indexação utilizados para gestão de documentos em meio físico e queremos reproduzir estas práticas no meio digital. O resultado de melhoria é quase imperceptível ou reflete numa piora nos processos administrativos, gerando retrabalho e burocracia, o que leva a insatisfação de funcionários e usuários.
É preciso repensar a gestão documental
quando ela é feita no meio digital!
Antes de pensar em selecionar tecnologias e implantá-las é preciso repensar os processos de gestão documental, conhecendo melhor os acervos informacionais da empresa, os problemas enfrentados em TODO CICLO DE VIDA DOCUMENTAL, bem como quais resultados se pretende atingir ao adotar uma tecnologia de gestão.
Muitos pensam que gestão documental se trata apenas de arquivamento, ordenação e temporalidade: Errado! Esta é apenas uma das etapas do ciclo de vida documental. Existem outras etapas riquíssimas, onde o documento está vivo e suas informações são extremamente úteis em vários processos de trabalho e tomadas de decisão:
Criação (Versionamentos/Colaboração/Verificação) > Tramitação (Fluxo de trabalho/Aprovação/Distribuição) > Armazenamento > Recuperação > Uso/Reuso > Revisão
Concluímos então que esta tecnologia não pode ser apenas um repositório digital de documentos.
A digitalização não deve acontecer apenas dos documentos em papel para arquivos digitais…
Os processos de trabalho também precisam ser digitalizados!
Seguindo na linha de “vamos fazer no digital aquilo que fazemos no físico”, queremos criar “pastinhas” digitais e criamos árvores monstruosas de pastas e subpastas… várias delas vazias. Para encontrar o documento precisamos de no mínimo 10 cliques… e muitas vezes não encontramos… Imagina se o Google resolvesse guardar em pastinhas todo o seu acervo informacional? Ao invés de fazer isso, ele trabalha seriamente na indexação e os algoritmos de pesquisa, refletindo em uma eficiência de recuperação que não se vê em repositórios digitais cheios de pastas e subpastas. Isso é repensar o universo informacional no mundo digital! Precisamos fazer mais isso!
Precisamos atualizar nossos pensamentos e nossos métodos para a gestão documental. É preciso resolver ou atenuar os problemas instalados, mas repesar os processos para planejá-los para evoluir junto com a empresa. Devemos ponderar não somente as tecnologias atuais mais difundidas, mas também as de tendência. Enfim, precisamos alinhar novas tecnologias e novos pensamentos.