A gestão de documentos vem para aumentar valor de mercado, estratégia competitiva, e obter produtos e serviços diferenciados!

Como conseguir tudo isso apenas com documentos?

Não devemos focar nos documentos, o foco deve estar na informação e no poder de transformação que ela possui!

Quando se conhece, a fundo, todo o fluxo de informação gerada internamente e seu uso, é possível estruturar processos mais rápidos, mais eficientes e que alcancem as pessoas certas para decisões importantes.

Para isso é fundamental a criação de uma política de gestão de documentos e informações, com o uso de uma metodologia que auxilia no mapeamento do ciclo de vida dos documentos (geração, tramitação, uso, arquivamento e/ou descarte).

O que permitirá analisar cada fase desse ciclo e identificar a interação entre os diferentes tipos documentais, pessoas e setores permitindo o uso mais eficiente da informação.

Quando falamos em gestão de documentos estamos falando em agregar valor à informação e transforma-la em um insumo poderoso para as empresas crescerem e alcançarem o diferencial competitivo com a melhoria de produtos e serviços.

Todas as empresas geram documentos diariamente, e muitas negligenciam a importância das informações geradas para a valorização do próprio negócio. Abaixo apresento três casos onde é possível identificar os problemas causados pela falta de uma política de gestão de documentos e informações. (Assunto abordado também no artigo que fala sobre os 4 maiores erros na implantação da gestão documental):

Um Hospital particular possuía três salas com prontuários médicos, eram 25 anos de papel acumulado, alguns organizados e outros juntando ácaros e mofo. Uma equipe de 6 pessoas era responsável para separar e arquivar toda essa papelada.

Esse ocorrido gera alguns questionamentos: quanto custa um espaço como esse dentro de um hospital? Não seria mais bem utilizado se fosse ampliada a pediatria ou sala de cirurgia? Existe o risco de acidente? Se pegar fogo, como os dados dos pacientes serão recuperados?

Outro caso interessante foi em uma empresa de engenharia, ela perdeu dois anos de trabalho em um projeto por gerenciar seus documentos em Windows Explorer. Alguém simplesmente apagou o diretório e não conseguiram recuperar os documentos. Foi preciso a mobilização de nova equipe e muitas horas extras para tentar recriar o projeto. (Assunto abordado também no artigo que fala sobre os perigos de se gerenciar documentos pelo Window Explorer).

Será que é possível mensurar o quanto de informação e conhecimento se perdeu? Qual foi o custo do projeto inicial e qual o novo custo com o retrabalho? Se o engenheiro principal não fizesse mais parte da empresa, a dificuldade seria maior?

Casos como esses são extremos, mas servem para nos fazer refletir sobre uma problemática importante e que pode estar inserida, de alguma forma, em nossa rotina.

Como utilizar a gestão de documentos e informações de forma estratégica então?

Só é possível utilizar a informação de forma estratégia se ela estiver organizada, sistematizada e acessível. Sem isso é pouco provável que se consiga criar algo realmente relevante e que possa se manter a logo prazo.

Depois de “organizar a casa”, é possível conhecer e evidenciar a riqueza de informações existentes na empresa e definir formas de utilizá-las a seu favor.

O Hospital, por exemplo, poderia utilizar as informações dos pacientes para identificar qual foi sua última consulta e sugerir um novo checkup, identificar quais pacientes não passaram no retorno e agendar nova consulta. Ou criar campanhas baseadas nas maiores doenças tratadas no hospital.

Essas e outras ações permitem gerar renda recorrente, com a volta dos pacientes e criar uma boa reputação atraindo novos pacientes, além de se diferenciar da concorrência.

Quanto a empresa de engenharia, seria possível automatizar a geração de backups, com perfis de acesso específicos para garantir a segurança e evitar perdas. Além disso, permitiria o uso das informações em tempo real, por diversos atores ao mesmo tempo.

Como diferencial, criaria maior interação com cliente final de forma online e remota, para agilizar os processos de atualização e verificação de campo. E por fim poderia utilizar o conhecimento e experiências adquiridos para diminuir o tempo de execução e aumentar a qualidade de novos projetos.

Esses e outros exemplos nos ajudam a perceber como a gestão de documento é importante e, quando bem executada, irá ajudar na melhoria dos processos das empresas.

Entretanto, não é um trabalho trivial, porque envolve não apenas documentos, mas também pessoas, atividades e processos. Exige mudanças de paradigmas, novos aprendizados e uma nova visão de processo.

É preciso realizar um bom planejamento, conseguir o engajamento de toda a equipe, além do apoio da alta direção.

A gestão de documentos é um ação possível e necessária, com resultados surpreendentes.

Quando ouvir falar novamente em Gestão de Documentos, pense em menos trabalho e mais valor para sua empresa!