Por Camila Vila Verde – Bibliotecária Mestre em Ciência da Informação / Sócia Consultora da Doc Expert.

A ATA é um importante REGISTRO que retrata informações, decisões e tarefas elencadas em uma reunião. Estes registros, devem ser informações VIVAS e devem gerar uma série de desdobramentos dentro da empresa e o documento em si pode servir de insumo para tomada de decisão, evidências para auditorias, input para planejamento de atividades, registros da qualidade etc.

Para que este documento seja eficiente é recomendado que a emissão dele seja baseada em uma pauta previamente estabelecida e acordada entre as partes envolvidas, para tratar objetivamente dos assuntos propostos. Temas adicionais, que apareçam durante a reunião, devem ser elencados ao final da ata, para serem abordados em uma próxima reunião OU ao final desta, desde que haja tempo disponível. Foco!

O responsável por escrever os registros da ATA deve ser, preferencialmente, uma pessoa que conhece o assunto que está sendo tratado, para que absorva os assuntos tratados e seja capaz de externalizá-los através de textos claros e objetivos. Para cada item descrito é necessário classificar se é uma:

• INFORMAÇÃO: registrar informação;
• TOMADA DE DECISÃO: registrar decisão, decisor e data em que passa vigorar a decisão;
• TAREFA: registrar tarefa, data prevista para conclusão e responsável(eis) por executá-la.

É importante que sejam estabelecidos modelos de formulários digitais que sejam guias para uma coleta de informações eficiente, durante a reunião. Para o cabeçalho recomenda-se identificar:

– Empresas Envolvidas;

– Pessoas / cargos / e-mails convocadas para a reunião (assinalar as que compareceram);

– Pessoas / e-mails que devem receber a ata de reunião para ciência e providências;

– Numeração da Ata (baseada em uma regra padrão de nomenclatura de documentos da empresa. A sua empresa não tem uma regra assim ainda? Xiii)

– Local / Data / Horário: Início e Fim;

– Projeto/Setor/Atividade/Assunto;

– Título. Ex. Reunião de Abertura do Contrato XPTO; Reunião de Alinhamento de Requisitos para o projeto XPTO.

Para o corpo deve-se utilizar itenização dos registros, com numeração principal (ex.1,2,3) para o assunto macro e numeração secundária hierárquica para os registros em si (ex. 1.1, 1.2 etc.).

Isso permite que ao referenciar alguma informação da Ata XXXXX (Numeração padrão), o número do item seja indicado para localização mais rápida da informação. Ex.

1 – INSTALAÇÃO DO PAINEL DE LUZ NO PREDIO XXX

• Foi decidida contratação da empresa XXX em virtude de xxxx. INFO.
• O fornecedor deverá receber ok para assinatura do contrato. TAREFA. GILMAR. 10/09/2018

Feito tudo isso, ata registrada, informações coletadas com qualidade, registros feitos de forma clara e objetiva, me diga:

QUAIS OS DESDOBRAMENTOS QUE A ATA DE REUNIÃO TEM NA SUA EMPRESA?

Veja algumas das principais ações possíveis, dentro da ótica da gestão da informação:

1 – GESTÃO DO DOCUMENTO

• Digitalizar a ata de reunião.
• Arquivar a ata física original de reunião em local adequado, conforme procedimento de guarda da empresa (sua empresa não tem este procedimento? #Fail)
• – GESTÃO DA INFORMAÇÃO

• Cadastrar a ata em um software de GED ou diretório virtual devidamente estruturado e organizado, conforme procedimento de gestão eletrônica de documentos da empresa. (sua empresa não tem este procedimento? Oooops);
• Indexar METADADOS da ata de reunião em um software de GED;
• Enviar a ata por e-mail para as partes envolvidas (na participação, na lista de ciência, nas tarefas etc.)

• – FLUXO DE TRABALHO

• Tramitar a ata de reunião entre todas as pessoas envolvidas (na participação, na lista de ciência, nas tarefas etc.), criando rastros de data de envio, leitura etc.
• Gerenciar tarefas através de WF configurados em softwares de GED/ECM, com responsáveis, prazos para execução e registros de conclusão (providência tomada etc.)
• – GESTÃO ESTRATÉGICA
  

• Medir cumprimento de prazos, métricas de solução de problemas e cumprimento de prazos através do monitoramento das tarefas.

Existem softwares de GED/ECM fantásticos que permitem criação de formulários eletrônicos para atas de reunião e automatizam a distribuição e gerenciamento de tarefas com prazos, responsáveis, uso de Workflow transformando a ata de reunião em um registro de informações VIVAS que informam, geram processos de trabalho e apoiam a tomada de decisão nas empresas. Mas, mais importante do que automatizar o processo é entender as possibilidades de gerenciamento da informação que este documento possibilita e fazer com ele seja insumo ativo dentro da empresa.

Me diga: Como a ata de reunião está sendo tratada aí na sua empresa? A DOC EXPERT pode te ajudar neste e em todos os ouros processos de gestão documental.